Keskiviikkona 22.5.2024 Kangasala-talossa järjestettiin Hankinta-aamupäivä. Kaupungin ja Business Kangasalan yhteistilaisuuteen osallistui kolmisenkymmentä yrittäjää tai yrityksen edustajaa.
Tilaisuuden avasi kaupunginjohtaja Oskari Auvinen. Hän kertoi Kangasalan kaupungin huimasta kasvusta, joka on tällä hetkellä Suomen 7. suurinta. Nopea kasvu näkyy kaikkialla ja se heijastuu kaikkiin kaupungin palvelukeskuksiin. Kasvu näkyy erityisesti rakentamisen ja varhaiskasvatuksen sekä opetuksen puolella. Kaupunki on ottanut käyttöön uudenlaisia tapoja hankkia ja kilpailuttaa. Pitkäaikaisilla hankinta- ja puitesopimuksilla pyritään ylläpitämään jatkuvuutta.
– Hankinnat ovat juridinen laji, joka vaatii kilpailutukseen osallistujilta tarkkuutta. Vastaamisen pitää olla juuri eikä melkein, muistutti kaupunginjohtaja Auvinen ja lupasi, että kaupungilla neuvotaan ja autetaan hankintoihin liittyvissä kysymyksissä.
Kaupungin hankinnat
Kangasalan kaupungin hankintakalenteria esittelivät elinympäristöjohtaja Sirkku Malviala, rakennuspäällikkö Merja Saarilahti, vesilaitoksen toimitusjohtaja Antti Kytövaara, hyvinvointijohtaja Kati Halonen sekä hallintojohtaja Jonna Sillman-Sola.
Sirkku Malviala kertoi, että hankintoja tehdään eniten rakentamisen palvelualueella. Kiireisintä aikaa hankintojen osalta on alkuvuosi, esimerkiksi kesän päällystystyöt on jo tilattu, kertoi puolestaan Merja Saarilahti. Tekninen keskus hyödyntää paljon Kuntien hankintapalvelut KuHa Oy:n kilpailuttamia sopimuksia.
Kati Halonen kertoi varhaiskasvatuksen, opetuksen, koulutuksen, hyvinvoinnin ja vapaa-ajan hankinnoista. Hankinnoissa on paljon sellaisia, jotka toistuvat vuosittain. Siinä tilanteessa, jos yrittäjä ei tiedä keneltä kysyä, Halonen neuvoi muistamaan Outi Koiviston nimen, joka osaa auttaa yrittäjiä hankintoihin liittyvissä kysymyksissä oikealle taholle.
Hallintojohtaja Jonna Sillman-Sola kertoi lopuksi, että leijonanosan hankinnoista tekee KuHa Oy. Yli 15 000 euron hankinnat on ilmoitettava Hilmassa. Jos on kyse tätä pienemmästä, eli pienhankinnasta, voidaan tarjouksia pyytää myös esimerkiksi sähköpostitse suoraan yrittäjiltä, joko hyviksi havaituilta toimijoilta tai esimerkiksi internetistä haetuilta.
Kangasalan kaupungin hankintakalenteri
Kuntien hankintapalvelut KuHa Oy / Jaakko Uitti, toimitusjohtaja
KuHa Oy on seitsemän kunnan (Kangasala, Lempäälä, Nokia, Orivesi, Pirkkala, Vesilahti, Ylöjärvi) yhteinen hankintayhtiö, jonka tarkoituksena on tehostaa kuntien toimintaa. KuHalle on keskitetty hankintojen juridinen ja kaupallinen syväosaaminen, mikä helpottaa kuntien toimintaa.
– KuHan tehtävänä on tukea, ohjata ja kehittää omistajakuntien hankintatoimintaa. Yhdessä toimimalla saadaan isompia kokonaisuuksia ja olemme kiinnostavampi toimija, kertoi Jaakko Uitti.
Uitti kertoi myös, että kunnista tulee asiantuntija mukaan valmistelemaan hankintoja. KuHa kilpailuttaa ja hallinnoi sopimusta. Kuntien kanssa tehdään myös paljon erillishankintoja.
KuHan ja kuntien toteuttamissa hankinnoissa on keskeisenä pyrkimyksenä pk- ja mikroyritysten ja varsinkin paikallisten tarjoajien huomiointi. Paikallisuutta voidaan huomioida usealla tavalla, vaikka hankintalain mukaan sitä ei voi suosia.
– Tärkeintä on viestintä, että annetaan tietoa tulevista hankinnoista ja että hankintayksiköllä on tietoa markkinoilla toimivista tarjoajista ja toimittajista. Markkinavuoropuhelu ennen tarjouspyynnön julkaisua on myös tärkeää, jotta kommentit ja näkemykset markkinoilta hankintayksikölle ja toisinpäin siirtyvät. Hankinnan jakaminen sopiviin osiin on myös keino, jolla voidaan esimerkiksi jakaa KuHan yhteishankintoja kuntakohtaisiin osa-alueisiin. Myös laatukriteereissä voidaan huomioida paikallisuutta esimerkiksi edellyttämällä kivijalkamyymälää, palvelua tai toimitusaikoja.
Miten pääset tarjoamaan?
- Seuraa eri ilmoituskanavia
- Tutustu hankintayksiköiden hankintakalentereihin
- Ota yhteyttä hankintoja tekeviin hankintayksiköihin (kunnat + KuHa)
- Osallistu markkinavuoropuheluihin
- Ole ajoissa ja ennakoiden liikkeellä
- Kun tarjoat, tee se huolella
KuHa Oy:n kaikki kilpailutuksen löytyvät kuhaoy.fi
Vuonna 2023 KuHa teki
- 38 erillishankinnan toimeksiantoa
- 82 yhteishankintakokonaisuutta
- 251 hankintakokonaisuutta, joista yli 90 oli mikro- ja pienyrityksiltä
- 50 miljoonan euron hankintavolyymin yhteishankintojen sopimusten kautta.
Miten pk-yrittäjä pääsee mukaan hankintoihin? Ulla Tirronen, hankintaneuvoja, Pirkanmaan Yrittäjät
Hankintaneuvojan tehtävänä on auttaa ja neuvoa kaikkia yrityksiä hankintoihin liittyvissä kysymyksissä. Hankintaneuvojia työskentelee yrittäjäyhdistyksissä parikymmentä ja neuvontaa rahoittaa Työ- ja elinkeinoministeriö. Neuvojat tarjoavat maksutonta yleisneuvontaa. Kantaa ei oteta hintoihin eikä hankintojen sisältöihin. Hankintaneuvojat auttavat myös hankintayksiöitä hankintojen laadinnassa, jotta pk-yrityksillä olisi mahdollisuus tarjota palveluaan tai tuotettaan julkiselle toimijalle.
Tirrosen mukaan Hilma on tärkein kanava, mitä kannattaa seurata. Hilma on julkisten hankintojen maksuton ja sähköinen ilmoituskanava, johon on ilmoitettava kaikki yli 60 000 euron kansalliset ja EU-hankinnat.
Vinkit Hilman käyttöön
- Tee hakuvahdit Hilmaan hankintailmoitukset.fi
- Voit käyttää yhtä tai useampaa hakukriteeriä ja tehdä siitä hakuvahdin, joka tuo tiedon hankinnoista suoraan sähköpostiisi.
- Uutuutena Hilmassa on kilpailutuskalenteri, josta yritykset löytävät hankintojen suunnitelmat yhdestä paikasta ennen varsinaisen hankinta-ilmoituksen julkaisua.
- Myös suunnitelmista voi tehdä hakuvahdin. Huomaa kuitenkin, että palvelu on tullut käyttöön vasta vuodenvaihteessa, joten sieltä löytyy vielä maltillisesti tietoja.
Ryhmittymänä tarjoaminen tuo tarjoajien taloudelliset ja tekniset voimavarat yhteen. Ryhmittymänä voi osallistua sellaisiin kilpailutuksiin, joihin ryhmittymän jäsenet eivät voisi yksinään osallistua.
– Ryhmittymän kokoaminen voi olla vaativa työ, joka on aloitettava mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Ryhmittymässä on tärkeää tehdä sisäiset pelisäännöt selviksi ja esimerkiksi selvittää etukäteen verokohtelu, kertoi Tirronen.
Yrittäjien sivuilta löytyy koulutustallenne: Näin tarjoat ryhmittymänä
Hankintaneuvoja 3 askelta hankintojen maailmaan
- Rekisteröidy hankintailmoitukset.fi –palveluun ja laita hakuvahteja päälle. Seuraa tarjontaa ja muuta hakuvahteja tarvittaessa. Tutustu Hilmassa oleviin kilpailutuksiin ja käy kokeilemassa osallistumista. Varmista, että olet mahdollisimman ”hankintakelpoinen”.
- Selvitä pienhankintakanavat sekä aloita markkinointi. Seuraa sinulle relevantteja pienhankintakanavia sekä hankintakalentereita, tule tutuksi & markkinoi sinulle relevanteille hankintayksiköille.
- Kun tiedät tulevat kilpailutusteemat, ala proaktiiviseksi ja ennakoivaksi kilpailutuksiin osallistujaksi. Osallistu markkinavuoropuheluihin ja vaikuta ennen kilpailutuksia jos mahdollista. Osallistu ainakin yhteen kilpailutukseen (hyödynnä kysymys & vastaus -aika).
Pirkanmaan hyvinvointialueen hankinnat / Leila Haakana, hankintapäällikkö
Leila Haakana esitteli Pirkanmaan hyvinvointialuetta organisaationa ja toi esille sen valtavan koon. Pirkanmaan hyvinvointialueella on 23 kuntaa ja 533 000 asukasta. Työntekijöitä on yli 19 000. Hyvinvointialueen budjetti on 2,6 miljardia euroa ja toimipisteitä on 761.
Pirkanmaan hyvinvointialueen hankintasuunnitelma vuosille 2024–2025 on hyväksytty aluehallituksessa tammikuussa ja tällä hetkellä päivitetään vuosien 2025–2026 hankintasuunnitelmaa, joka hyväksytään vuodenvaihteessa.
Hankintasuunnitelma (kokouspykälän liitteenä)
– Pirkanmaan hyvinvointialue käyttää hankintaohjeen mukaan hankintatoimensa tukena yhteishankintayksiöiden palveluja. Hyvinvointialueen käytettävissä on omistajuuteen perustuvat yksiköt Tuomi Logistiikka Oy ja Kuntien Tiera Oy sekä lakiin perustuvat yksiköt Hansel Oy ja DigiFinland Oy, kertoo Haakana.
Haakana suosittelee yrittäjiä olemaan hankintoihin liittyvissä kysymyksissä yhteydessä suoraan hankintojen asiantuntijoille, sillä kirjaamon kautta tulee todella runsaasti erilaisia tietopyyntöjä.
Yhteystiedot löydät alta Leila Haakanan esitysmateriaalista.
